Archiefzorg voor drie gemeenten
Burgemeester Sebastiaan van ’t Erve (Lochem), burgemeester Alex van Hedel (Brummen) en locoburgemeester Sjoerd Wannet (Zutphen) krijgen een rondleiding door het depot van het Regionaal Archief Zutphen, nadat ze de samenwerking voor drie jaar hebben verlengd. (foto Jolanda van Velzen)
De Lochemse burgemeester Sebastiaan van ’t Erve en zijn Brummense collega Alex van Hedel waren 25 januari te gast bij het Regionaal Archief Zutphen. Daar ondertekenden zij, samen met de Zutphense locoburgemeester Sjoerd Wannet, de nieuwe dienstverleningsovereenkomsten voor archiefzorg. De al lang lopende samenwerking is daarmee weer voor drie jaar verlengd.
Sinds 2000 werken de gemeente Brummen, Lochem en Zutphen nauw samen op het gebied van archiefbeheer. Sinds 2007 gebeurt dat onder de naam Regionaal Archief Zutphen (RAZ). Die naam is gekozen om het regionale karakter van deze archiefdienst te benadrukken. Het RAZ verzorgt het archiefbeheer voor deze drie gemeenten die samen 100.000 inwoners hebben. De archiefzorg is verankerd in de Archiefwet. Met archiefzorg wordt niet alleen het beheer en behoud van de archieven bedoeld, maar ook de dienstverlening daar rondom heen en de inspectie op de lopende administraties in de gemeentehuizen.
Beheer van digitaal archief
Het beheer en de kennis van oude, papieren archiefstukken is al lange tijd goed onder controle bij het RAZ. Meer ingewikkeld en ook spannender zijn de ontwikkelingen bij het digitale archief. Veel moet zich nog bewijzen bij digitaal archiefbeheer. Hoe gaan we om met privacybescherming? Wat zijn de kosten voor de sterk toenemende dataopslag? En blijven de bestanden ook na pakweg dertig jaar leesbaar? De recente berichten over de mogelijkheden via kunstmatige intelligentie stellen ons voor weer nieuwe uitdagingen: hoe weten we dat onze informatie authentiek is?
Enkele jaren geleden ontwikkelde het RAZ samen met de gemeente Lochem een elektronisch depot. Dit ‘e-depot’ was dringend nodig om de gedigitaliseerde bouwdossiers op te slaan. De papieren dossiers met heel veel bouwtekeningen en een omvang van bijna 400 strekkende meter mochten daarom worden vernietigd. Zo’n e-depot moet aan de strengste wettelijke eisen voldoen. Het RAZ was een van de eerste archiefdiensten in Nederland die een werkend e-depot in gebruik nam.
Het e-loket voor bouwdossiers
In dit e-loket (https://vergunningdossiers.erfgoedcentrumzutphen.nl/) kunnen inwoners en ambtenaren digitaal historische bouwvergunningen opvragen. Locoburgemeester Wannet: “Het e-depot bleek al snel een groot succes. De vergunningen van Zutphen werden ook in het e-loket geplaatst en sinds vorig jaar is de gemeente Brummen begonnen met digitaal aanbieden van de bouwvergunningen.” Burgemeester Van ‘t Erve wees nog eens op de situatie van vijf jaar geleden: “Wij vroegen toen uitdrukkelijk om een oplossing voor ons digitaal archief. Die oplossing is er gekomen. De ondertekening vandaag is daarom bijna een vanzelfsprekendheid.” Wannet: “Het e-loket is misschien wel hét voorbeeld van samenwerking tussen het RAZ en de aangesloten gemeenten.”
